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Hintergrund: Die manuelle Einteilung von Studierenden in hausärztliche Praxen ist zeitaufwendig, intransparent und führt häufig zu Unzufriedenheit bei den Studierenden. Zur Prozessoptimierung sowie zur Teilhabe der Studierenden am Zuordnungsverfahren wurde eine Softwarelösung entwickelt.

Zielsetzung/Fragestellung: Unser Ziel war die Entwicklung eines Zuordnungsverfahrens, das transparent ist, individuelle Wünsche der Studierenden berücksichtigt und mit einem geringen zeitlichen Aufwand einhergeht. Vorgestellt wird auch der kontinuierliche Entwicklungs- und Anpassungsprozess dieses automatisierten und webbasierten Systems.

Material und Methoden: Es wurde ein System entwickelt, das den Medizinstudierenden eine Teilhabe am Zuordnungsprozess ermöglicht. Die Entwicklung erfolgte universitätsintern, um gemeinsames organisatorisches Kontextwissen in den Entwicklungsprozess einfließen zu lassen. Gleichzeitig ermöglichte die gemeinsame ‚institutionelle Sprache’ eine effiziente Kommunikation, da alle Beteiligten auf ein geteiltes Verständnis der internen Prozesse und Besonderheiten zurückgreifen konnten.

Ergebnisse: Innerhalb von 4,5 Jahren haben mehr als 1.200 Studierende an dem webbasierten Verfahren teilgenommen. Studierende können Praxen anhand bereitgestellter Informationen auswählen und priorisieren. Die Verteilung erfolgt über ein iteratives, präferenzbasiertes Verfahren, ergänzt durch ein Ampelsystem. Das Verfahren verbessert die Transparenz und Akzeptanz und wird von den Studierenden als fair wahrgenommen. Die Arbeitsbelastung für die Lehrkoordination wurde deutlich reduziert, und es kam zu einer ausgewogeneren Auslastung der Praxen auch in ländlicheren Regionen.

Diskussion: Das System stellt eine praktikable Lösung bei der Einteilung Studierender in hausärztliche Praxen dar. Herausforderungen bestehen in der Einteilung Studierender, die durch das automatisierte Verfahren keinen ihrer Wünsche erfüllt bekommen haben. Andere Algorithmen könnten erprobt werden, die z.B. die Maximalverteilung oder die stabile Paarung als Prinzip nutzen. Durch die Implementierung einer Administrationsoberfläche wird die bisher bestehende Abhängigkeit vom Institut für Medizinische Informatik aufgehoben und ein eigenständiger Betrieb der Zuordnungsprozesse durch die Lehrverantwortlichen ermöglicht.

Take Home Message für die Praxis: Automatisierte, präferenzbasierte Zuordnungssysteme steigern die Effizienz und Fairness im Einteilungsverfahren und sind nützliche digitale Werkzeuge. Die iterative interne Entwicklung ermöglicht eine kontinuierliche Erprobung und Optimierung innovativer Lösungen.