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Hintergrund: Nicht wahrgenommene Termine sind ein relevanter Faktor für eingeschränkte Verfügbarkeit in der hausärztlichen Versorgung. Auch bei konsequenter digitaler Terminvergabe mit Erinnerungen und aktiver Bestätigung bleibt ein Rest an fehlender Verbindlichkeit bestehen, der sich direkt auf die tatsächliche Versorgungskapazität auswirkt.

Zielsetzung/Fragestellung: Kann eine gezielte Änderung der Buchungsbedingungen bei nur einer Terminart das Verhalten von Patient:innen im gesamten Terminmanagement beeinflussen?

Diskussionspunkt: Verbindliche Regelungen werden teilweise als potenziell benachteiligend für einzelne Patient:innen wahrgenommen. Gleichzeitig zeigt sich, dass fehlende Verbindlichkeit die Nutzung vorhandener Ressourcen einschränkt. Es stellt sich die Frage, ob klar definierte Rahmenbedingungen zu einer gerechteren und effizienteren Nutzung von Versorgung beitragen.

Inhalt: In einer hausärztlichen Praxis mit vollständig digital gesteuerter Terminvergabe wurde ab Januar 2026 ausschließlich für Videosprechstunden eine verpflichtende Zustimmung zu einer Ausfallgebühr eingeführt. Ohne Zustimmung ist keine Buchung möglich. Die Maßnahme war nicht als umfassende Umstellung geplant, sondern wurde zunächst gezielt für eine einzelne Terminart eingesetzt.

Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich ein stabiler Effekt mit deutlich reduzierten No-Show-Raten bei Videosprechstunden. Entscheidend war die darüber hinausgehende Veränderung im Gesamtsystem. Auch bei Terminarten ohne Ausfallgebühr veränderte sich das Verhalten der Patient:innen. Termine wurden bewusster gebucht, Absagen erfolgten häufiger frühzeitig, nicht wahrgenommene Termine traten insgesamt deutlich seltener auf. Im praktischen Ablauf führte dies zu einer spürbar besseren Planbarkeit und einer höheren tatsächlichen Verfügbarkeit von Terminen. Neben einzelnen kritischen Rückmeldungen zeigte sich insgesamt eine hohe Akzeptanz.

Take Home Message für die Praxis: Gezielte Verbindlichkeit in einem Teilbereich kann das Verhalten im gesamten Terminmanagement verändern und die verfügbare Versorgung ohne zusätzliche Ressourcen spürbar verbessern.

Interessenkonflikte: Keine